Executive Assistant

Are You the Right Hand Every Busy Entrepreneur Needs? This is not a task-management role. This is a right-hand role — and there is a significant difference.

The entrepreneur you will be supporting operates across multiple business ventures simultaneously. There is no shortage of information, ideas, or activity. What is missing is the person who can cut through the noise, build systems that actually stick, and make sure the most important things get done — without being asked twice.

If you are the kind of person who sees a disorganized situation and immediately starts building structure, who pushes back when something needs to be reprioritized, and who is genuinely energized by helping someone operate at a higher level — read on. What You'll Be Doing Accountability & Priority Management (Your Most Important Function) • Serve as an active accountability partner — not just tracking tasks, but actively helping the principal stay focused on what matters most versus what is merely urgent • Review the full scope of open projects regularly, surface what needs attention now, and help make clear decisions about what to defer, delegate, or drop • Flag when priorities are shifting, commitments are at risk, or when too many things are competing for attention at once • Check in consistently on outstanding action items — proactively, without being asked

Project Management & Operations • Manage projects across business ventures and personal areas — tracking timelines, deliverables, and dependencies • Support operations for the existing designer franchise business and assist with buildout and launch planning for the next franchise • Coordinate with internal team members, vendors, and external partners to keep projects moving forward • Prepare agendas, summaries, and follow-up documentation for meetings and project milestones

Systems & Organization • Build and maintain a clear, logical folder and file structure across all platforms and business areas from the ground up • Develop SOPs and repeatable processes that reduce friction and keep operations running consistently • Implement tools and templates that keep the principal and team members organized and on track

AI Integration & Workflow Efficiency • Identify and implement AI tools (ChatGPT, Claude, Notion AI, and others) to improve speed, reduce manual work, and enhance overall productivity • Build prompt workflows, automation triggers, and AI-assisted research and reporting processes • Stay current on AI capabilities and proactively bring relevant tools and enhancements into the role

Executive & Administrative Support • Manage calendar, scheduling, and meeting logistics across both business and personal commitments • Handle email management, correspondence drafting, and inbox organization • Research vendors, services, and options — then present clear, concise summaries to support decision-making • Support a wide range of administrative tasks and special projects as they arise