Office & Employee Experience Coordinator

We bring our culture to life through the behaviours we follow every day: we dare to lead, shape the future, are proud to care, raise the bar, and focus and grow. For us, this means taking ownership, improving how we work, supporting one another, striving for quality, and continuously learning together.

If this sounds like the kind of environment where you would like to contribute, learn, and grow, we would be happy to welcome you to Mediq Business Services Lithuania, to a team where your ideas are valued and your work supports meaningful healthcare impact across Europe.

About the Role

The Office & Employee Experience Coordinator plays a key role in creating a smooth, welcoming and engaging workplace experience for our employees and visitors. This role combines office management, administrative and business support, employee experience and internal engagement.

You will be the central point of coordination for the day-to-day running of our Vilnius office while helping bring our company culture to life through employee initiatives, events, communications and important moments throughout the employee journey.

It is a great opportunity for someone who enjoys variety, takes ownership, likes working with people and thrives in a dynamic environment where no two days are quite the same.

Responsibilities:

• Oversee daily office operations, ensuring a smooth, efficient and welcoming working environment.
• Manage office supplies, equipment and workplace essentials, including coordination of cleaning, repairs, workplace improvements and other facilities-related activities.
• Support the Finance Manager with office inventory management and maintain accurate records of office assets and supplies.
• Ensure office operations comply with applicable Lithuanian health and safety requirements, including maintaining required documentation and coordinating mandatory processes.
• Coordinate practical onboarding activities for new employees and support new joiners in creating a positive and welcoming first experience.
• Coordinate employee-related workplace benefits and practical arrangements, including mandatory medical examinations and related documentation.
• Contribute to a positive employee experience and office culture by supporting initiatives that strengthen engagement, connection and belonging.
• Support employee feedback initiatives, including new joiner feedback, employee ideas and other engagement tools.
• Plan and coordinate Mediq Business Services Lithuania events, meetings, celebrations and employee engagement initiatives in line with company culture and objectives.
• Coordinate the Employee Events Committee, gathering employee ideas and translating them into practical initiatives.
• Maintain relevant intranet information and publish organisational updates through SharePoint, Teams and other internal communication channels.
• Coordinate internal learning and development activities, including scheduling, registrations, logistics and employee communication.

Requirements:

• Experience in office administration, workplace management, or employee experience roles.
• Experience with supplier coordination and basic procurement processes.
• Proficiency in Microsoft Office and SharePoint;
• Good organizational and time management skills, ability to manage multiple workstreams and deadlines simultaneously.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Helpful, proactive and responsible.
• Familiarity with Lithuanian health and safety regulations and compliance documentation.
• A proactive approach to problem solving and strong decision-making capabilities.
• Excellent written and verbal communication skills in Lithuanian and English (C2 level).

What We Offer:

• Hybrid Working Model – work from home on Mondays and Fridays
• Work from Anywhere up to 60 days per year

Additional days off:

• 1 extra seniority day per year of service, up to 5 days
• 2 Trust days per year
• 2 Learning days per year
• 1 Volunteering Day per year

Insurance:

• Health Insurance from your first day
• Accident Insurance
• Travel Insurance
• 3rd Pillar Pension Contribution starting 3rd year of employment
• Transport benefit to choose: Public Transport ticket / Parking slot upon availability / Parking compensation
• Employee Referral Program
• Internal learning platforms and resources
• Snacks in the office and different internal events and activities

Monthly Salary:

Monthly base salary for this position is from 2,200 to 2,600 Eur gross. The final offer will depend on your qualifications, competencies, and professional experience.

Apply directly on our Careers Page: CareersatMediq.com

Location: Vilnius

About Mediq 

Mediq is a leading European healthcare company with a 125-year legacy, operating in 14 countries with over 3,000 employees. Guided by our vision to enable sustainable healthcare, we focus on improving care outcomes and affordability through innovative products, services, and solutions. Partnering with healthcare professionals across hospitals, clinics, and home care, we ensure patients receive the care they need to live independently, securely and feel more human.

At Mediq we offer jobs that change lives, join us.

• Privacy

• Mediq

• Atidaroma naujame skirtuke.

×

Jums lankantis bet kurioje svetainėje, ji gali saugoti ar gauti jūsų naršyklėjs informaciją, daugiausia slapukų pavidalu. Kadangi mes gerbiame jūsų teisę į privatumą, galite pasirinkti neleisti tam tikrų tipų slapukų. Tačiau tam tikrų tipų slapukų blokavimas gali turėti įtakos jūsų svetainės veikimui ir paslaugoms, kurias galime pasiūlyti.

Privalomi slapukai

Šie slapukai yra privalomi ir negali būti išjungti.

Privalomi slapukai

Rodyti daugiau informacijos

Privalomi slapukai Provider Description Įjungta SAP as service provider

Naudojame šiuos seanso slapukus, kurie yra būtini, kad svetainė galėtų veikti:

• „route“ naudojamas seansų fiksavimui
• „careerSiteCompanyId“ naudojamas užklausai nusiųsti į teisingą duomenų centrą
• „JSESSIONID“ seanso metu įdedamas į vartotojo svetainės lankytojo įrenginį, kad serveris galėtų identifikuoti lankytoją

„SAPasserviceprovider“ tiekėjo slapukai yra būtini ir jų negalima išjungti

Patogumo slapukai

Šie slapukai užtikrina geresnę klientų patirtį šioje svetainėje, pavyzdžiui, atsimenami jūsų prisijungimo duomenis, optimizuojamas vaizdo rodymas ar pateikiama informaciją apie tai, kaip naudojama mūsų svetainė. Slapukų naudojimą galite bet kada priimti ar atmesti. Atminkite, kad jei nesutinkate su šių slapukų naudojimu, tai gali turėti įtakos kai kurioms šių trečiųjų šalių teikiamoms funkcijoms.

Sutikti su visais Patogumo slapukai

Rodyti daugiau informacijos

Patogumo slapukai Provider Description Įjungta Vimeo

„Vimeo“ – tai vaizdo įrašų talpinimo, dalijimosi ir paslaugų platforma. Atsisakę „Vimeo“ slapukų, negalėsite peržiūrėti, vertinti ar komenduotų „Vimeo“ vaizdo įrašų.
Slapukų politika
Privatumo politika
Sąlygos

Sutikti su visais tiekėjo „Vimeo“ slapukais

„YouTube“ – tai vaizdo įrašų bendrinimo paslauga, kurioje vartotojai gali susikurti savo profilį, įkelti vaizdo įrašus, žiūrėti, vertinti ir komentuoti vaizdo įrašus. Atsisakę „YouTube“ slapukų, negalėsite peržiūrėti, vertinti ar komenduotų „YouTube“ vaizdo įrašų.
Slapukų politika
Privatumo politika
Sąlygos

Sutikti su visais tiekėjo „YouTube“ slapukais

Reklamos slapukai

Pasitelkiant šių slapukų informaciją, rodomi skelbimai, atitinkantys jūsų interesus. Slapukų naudojimą galite bet kada priimti ar atmesti. Atminkite, kad jei nesutinkate su šių slapukų naudojimu, tai gali turėti įtakos kai kurioms šių trečiųjų šalių teikiamoms funkcijoms.

Sutikti su visais Reklamos slapukai

Rodyti daugiau informacijos

Reklamos slapukai Provider Description Įjungta LinkedIn

„LinkedIn“ – tai į darbo santykius orientuota socialinių tinklų paslauga. Funkcija „Kandidatuoti naudojant „LinkedIn“ sutiekia galimybę kandidatuoti į darbo poziciją naudojant savo „LinkedIn“ profilį. Atsisakę „LinkedIn“ slapukų, nebegalėsite naudoti funkcijos „Kandidatuoti naudojant „LinkedIn“.
Slapukų politika
Slapukų lentelė
Privatumo politika
Sąlygos

Sutikti su visais tiekėjo „LinkedIn“ slapukais

Google Tag Manager

„Google Tag Manager“ – tai žymių valdymo sistema konversijų stebėjimui, svetainių analizei, pakartotinei rinkodarai ir kt.
Privatumo politika
Sąlygos

Sutikti su visais tiekėjo „GoogleTagManager“ slapukais

Google Analytics

„Google Analytics“ – „Google“ siūloma žiniatinklio analizės paslauga, leidžianti stebėti ir analizuoti svetainės srautą.
Slapukų informacija
Privatumo politika
Sąlygos

Sutikti su visais tiekėjo „GoogleAnalytics“ slapukais

Confirm My Choices